El México, las pequeñas y medianas empresas (Pymes) generan el 78% de los empleos, no obstante, uno de sus principales retos es aumentar la productividad, ya que pocos integran procesos innovadores. Por ejemplo, en el área contable: generan sus facturas manualmente, además de estados financieros, lo que les lleva mucho tiempo y son más propensos a tener errores al capturar su información. Cuando, si automatizan su contabilidad, podrían duplicar sus esfuerzos comerciales. Por ello, aquí te decimos 7 ventajas de la contabilidad automatizada.
1. Registro digital de transacciones
Los emprendedores y empresarios en el día a día realizan varias transacciones en una o diferentes cuentas bancarias. No obstante, al momento de realizar los informes, tienen que registrar esa información en hojas de excel, revisar manualmente los estados de cuenta, lo que los hace más propensos a tener errores.
Con la conexión a bancos, gracias a las leyes de open banking, las empresas pueden consultar el saldo actual y el historial de transacciones realizadas, directamente de varias cuentas bancarias en una sola plataforma. Sin tener que capturar o trasladar la información de un lugar a otro.
Además, los proveedores de open banking ofrecen servicios de procesamiento de datos para que la información esté limpia, homologada, organizada cronológicamente y categorizada. De esa manera, también es más fácil leer la información y enterarse de cargos duplicados, cargos no reconocidos, comisiones, entre otros.
Así que no es necesario iniciar sesión en cada banco para descargar la información y luego pasarla a una hoja de cálculo y organizar la información. En una plataforma electrónica tienes todos tus datos para hacer estados financieros, presupuesto, conciliaciones bancarias, declaración de impuestos, deducciones y, en caso de auditorías, es más fácil encontrar lo posibles inconsistencias.
2. Ahorro de tiempo y recursos
Debido a que la conexión a bancos permite consultar ingresos y gastos en tiempo real, se ahorrará tiempo en el registro de datos y se tienen datos más precisos, reduciendo tiempo de revisiones y aclaraciones.
Además, con ayuda de programas de facturación electrónica automática, se pueden llevar un control más exhaustivo sobre facturas y tickets.
Esto es especialmente importante para los emprendedores que no siempre pueden contratar a contadores de tiempo completo. Tener la información financiera automatizada representa un ahorro tiempo y dinero, siendo más económicos los servicios de contabilidad. Esto permite a las empresas enfocarse en mejorar sus productos, la atención al cliente, buscar clientes, entre otros.
3. Visión más completa de la situación financiera de la empresa
Los servicios de contabilidad automatizada usualmente ofrecen varios indicadores de la situación financiera de la empresa. Claro que esto se puede hacer en una hoja de Excel, sin embargo, requiere de varias fórmulas y de configurar el documento para que algunas funciones sean automáticas.
Los sistemas contables conectados a bancos permiten consultar informes detallados, hacer diagnósticos, análisis según periodos, categoría y tipo de ingreso o gasto. Estas funciones pueden ayudar a ver la salud financiera del negocio y mantener todo en orden tomar decisiones del rumbo de la empresa a tiempo.
4. Mejor gestión del flujo de efectivo
Con los servicios contables y la conexión a bancos, el flujo de efectivo está actualizado en tiempo real. De esa manera, se puede saber con exactitud si en algún momento la empresa se puede quedar sin recursos y, así, tomar decisiones para evitar situaciones problemáticas.
El servicio de contabilidad automatizada puede ayudar a los empresarios a identificar sus cuentas por pagar y por cobrar y a decidir a qué darle prioridad.
5. Acceso desde cualquier lugar
Aunque ahora las hojas de cálculo pueden trabajarse en la nube, muchas veces las funcionalidades son limitadas. En cambio los sistemas electrónicos automatizados usualmente están diseñados para que se puedan usar desde una computadora o desde un celular. Así, se puede dar seguimiento en tiempo real de las finanzas de la empresa, aunque los empresarios estén en diferentes partes de mundo.
O bien, se pueden delegar las responsabilidades de contabilidad, pero aún así estar al pendiente de las finanzas de la empresa.
6. Mayor seguridad
Para los negocios es indispensable y obligatorio conservar los registros y los informes financieros de la empresa durante varios años. Esto supone algunos riesgos, como se se extravíe la información, que se dañe o sea sustraída y mal empleada.
Administrar la contabilidad con un sistema automatizado en línea aumenta la seguridad. La conexión a bancos, dependiendo del proveedor, ofrece consulta de información en modo lectura con cifrado de toda la información y con almacenamiento de forma segura en la nube. En las plataformas digitales, la información puede ser consultada en cualquier momento, sin ocupar espacio y sin riesgo de que se pierda.
7. Reduce la complejidad de la contabilidad
Cuando una empresa empieza a crecer, agradecerá cualquier problema menos. Esto servirá para continuar con la operación, aumentar las ventas, así como ofrecer productos y atención de calidad. Hacer la contabilidad manualmente, hará perder mucho tiempo, y más, si existen errores graves, al mismo tiempo que se reduce la productividad.
Al contratar un servicio de contabilidad automatizada, los estados financieros están disponibles en un instante, sin importar el tamaño de la empresa. Un trabajo menos permitirá a las empresas en aspectos escenciales para su crecimiento.
En los servicios de contabilidad con herramientas de automatización, como la conexión a bancos, simplifican esta área de pequeñas y medianas empresas y otros procesos financieros. Además, ahora, gracias a la tecnología como open banking, son mucho más accesibles, con costos que pueden pagar, a cambio de grandes beneficios.
